1. Bevezetés
Jelen adatvédelmi tájékoztató célja, hogy átlátható módon bemutassa, hogyan kezeli a RomiX Webműhely Kft. (a továbbiakban: Adatkezelő) az RX BILLPILOT számlázó rendszer és a szamlazo.romix.hu weboldal használata során megadott személyes és üzleti adatokat.
2. Az adatkezelő adatai
RomiX Webműhely Kft.
Székhely: 7020 Dunaföldvár, Dézsma sor 17.
Cégjegyzékszám: 17-09-012531
Adószám: 25824641-2-17
E-mail: info@romix.hu
Weboldal: https://szamlazo.romix.hu
Telefon: +36 30 215 8796
3. Az adatkezelés szerepei
Az RX BILLPILOT rendszerben az Adatkezelő kétféle szerepben jár el:
3.1. Adatkezelőként
Az Adatkezelő kezeli a felhasználói fiókokhoz, előfizetésekhez, biztonsági funkciókhoz, kapcsolattartáshoz és a rendszer működéséhez szükséges személyes adatokat.
3.2. Adatfeldolgozóként
A felhasználók által kiállított számlák, partneradatok, termékadatok és NAV adatszolgáltatás során az Adatkezelő adatfeldolgozóként jár el, azaz a felhasználó (vállalkozás) az adatkezelő, a RomiX Webműhely Kft. pedig az adatfeldolgozó.
4. Kezelt adatok köre
A rendszerben ténylegesen kezelt adatok az alábbi csoportokba sorolhatók.
4.1. Felhasználói fiók és előfizetés
Regisztráció és belépés:
vezetéknév, keresztnév
e-mail cím
jelszó (hash-elve)
e-mail megerősítés időpontja
„maradjak bejelentkezve” token
2FA titok, helyreállító kódok
munkamenet adatok: IP-cím, böngésző, session metaadatok
jelszó-visszaállítás token
Előfizetés és fizetés:
előfizetési csomag, időtartam, lejárat
fizetési státusz
Stripe ügyfél-azonosító
Stripe előfizetés-azonosító
Stripe webhook események (payload)
számlázási automatizálási szabályok (JSON)
4.2. Cég- és számlázási profil
cégnév, webshop neve
székhely / cím
telefon, kapcsolattartó e-mail
adószám, közösségi adószám
vállalkozási forma, adózási jelzők
cégjegyzékszám
saját logó fájlútvonal
számlakép elrendezés (JSON)
4.3. NAV Online Számla kapcsolat
NAV technikai felhasználó
jelszó
XML csere- és aláíró kulcs (titkosítva)
érvényesség, hibák
NAV tranzakció azonosítók
kiállított számlák NAV XML formában
4.4. Partnerek / vevők
név
adószám
cím
magánszemély jelző (is_private)
4.5. Számlázási adatok
számlaszám
dátumok (kiállítás, teljesítés, fizetési határidő)
összegek, pénznem, árfolyam
vevő adatai
számlatételek (megnevezés, mennyiség, ár, ÁFA)
fizetési mód, fizetési státusz
bankszámla adatok (IBAN, SWIFT, bank neve)
generált PDF útvonal
külső azonosító (webshop rendelés ID)
NAV státusz, hibák
4.6. Bejövő számlák
szállító/vevő neve
adószám
összeg
dátum
NAV digest JSON
NAV státusz
4.7. API és webshop integráció
Az RX Billpilot lehetőséget biztosít külső rendszerek (pl. webshopok, ERP rendszerek) összekapcsolására API‑hozzáférés és webhook értesítések útján.
Ezen funkciók használata során az alábbi adatokat kezeljük:
API‑hozzáférés
az API‑hozzáféréshez engedélyezett domain neve,
az API‑kulcs titkosított formában,
a hozzáférés üzemmódja (pl. teszt vagy éles környezet),
az API‑kulcshoz tartozó jogosultságok,
az API‑kulcs utolsó használatának időpontja.
Webhook értesítések
A rendszer automatikus értesítéseket küldhet külső szolgáltatások felé (pl. webshop, könyvelőprogram).
Ezzel kapcsolatban az alábbi adatokat kezeljük:
a felhasználó által megadott értesítési URL,
az értesítések hitelesítéséhez használt hitelesítési kulcs,
az értesítések típusa (pl. számla kiállítása, fizetés státusza),
az értesítések tartalma,
a külső rendszer válasza és annak státusza.
4.8. Könyvelői hozzáférés
A felhasználók jogosultságot adhatnak könyvelőjüknek a számlázási adatok megtekintésére vagy kezelésére.
Ezzel kapcsolatban az alábbi adatokat kezeljük:
a meghívott könyvelő e‑mail címe,
a meghívás azonosítója,
a könyvelő számára biztosított jogosultságok,
a könyvelő által végzett műveletek naplózása (pl. megtekintés, export),
a műveletekhez kapcsolódó technikai adatok (IP‑cím, időpont, metaadatok).
4.9. Kapcsolatfelvétel és ügyfélszolgálat
A kapcsolatfelvételi űrlapokon és az ügyfélszolgálati kommunikáció során az alábbi adatokat kezeljük:
név,
e‑mail cím,
a megkeresés tárgya,
az üzenet szövege,
az üzenethez csatolt fájlok (fájlnév, fájltípus, méret).
Az ügyfélszolgálati e‑mail kommunikáció során:
a beérkező e‑mailek tartalma,
a csatolmányok,
a válaszlevelek tartalma.
4.10. Értesítések
regisztrációs e-mail
e-mail megerősítés
jelszó-visszaállítás
számla küldése vevőnek
NAV elutasítás értesítés
ügyfélszolgálati válaszok
4.11. Sütik és helyi tárolás
Munkamenet süti: a bejelentkezéshez és a felhasználói fiók biztonságos működéséhez szükséges.
Ez teszi lehetővé, hogy a rendszer felismerje a bejelentkezett felhasználót.Cookie‑hozzájárulás tárolása: a böngésző helyi tárolójában rögzítjük, hogy a felhasználó elfogadta‑e a sütikezelési beállításokat.
Ez csak azt jelzi, hogy a felhasználó korábban már döntött a sütikről.Analitikai sütik: a rendszer alapértelmezés szerint nem használ analitikai vagy követő sütiket.
4.12. Adminisztráció (belső adatkezelés)
admin fiók adatai
IP-cím
műveletek naplózása
ügyfélszolgálati hozzáférés a felhasználói fiókokhoz
5. Az adatkezelés céljai és jogalapjai
5.1. Szerződés teljesítése
felhasználói fiók létrehozása
számlázási funkciók biztosítása
előfizetés kezelése
API és webshop integráció
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b)
5.2. Jogi kötelezettség
számlák megőrzése (8 év)
NAV adatszolgáltatás
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) c)
5.3. Jogos érdek
rendszerbiztonság
audit naplók
hibadetektálás
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) f)
5.4. Hozzájárulás
opcionális sütik (ha később lesz)
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) a)
6. Adatmegőrzés
számlák: 8 év
audit naplók: 2–5 év
kapcsolatfelvételi üzenetek: 2 év
session adatok: rövid ideig (technikai)
fiók törlése után: anonimizálás, ahol jogszabály engedi
7. Adattovábbítás és címzettek
NAV Online Számla rendszer
Stripe Payments (bankkártyás fizetés)
tárhelyszolgáltató (RomiX Webműhely infrastruktúra)
e-mail szolgáltató
webhook URL-ek (felhasználó által megadott harmadik fél)
8. Adatbiztonság
jelszó hash-elés
2FA támogatás
titkosított NAV kulcsok
API kulcs hash
HTTPS titkosítás
hozzáférés-korlátozás
rendszeres biztonsági mentések
admin audit naplók
9. Az érintettek jogai
hozzáférés
helyesbítés
törlés
korlátozás
tiltakozás
adathordozhatóság
panasz benyújtása a NAIH-hoz
10. Kiskorúak
A szolgáltatás kizárólag vállalkozásoknak szól, kiskorúaknak nem ajánlott.
11. A tájékoztató módosítása
Az Adatkezelő fenntartja a jogot a tájékoztató módosítására. A változásokat a weboldalon tesszük közzé.